Der Export selbst ist ein Klick. Der Aufwand steckt in den Stammdaten: Eine strukturierte Rechnung verlangt Angaben, die auf einer PDF optional wären. Sind sie einmal hinterlegt, ist jede weitere XRechnung Routine.
In sechs Schritten zur XRechnung
- 1Sprache des Arbeitsbereichs auf Deutsch stellen
Unter Einstellungen legen Sie die Rechnungssprache fest. Steht sie auf Deutsch, erscheint auf jeder Rechnung zusätzlich die Schaltfläche für den XRechnung-Export.
- 2Eigene Stammdaten vervollständigen
Ebenfalls unter Einstellungen: vollständige Anschrift mit Postleitzahl, Ort und Land, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, der Kontoinhaber sowie Steuernummer oder USt-IdNr.
Die E-Mail-Adresse ist nicht optional – die Norm verlangt für beide Seiten eine elektronische Adresse. Fehlt sie, ist die Datei unvollständig, obwohl die Rechnung inhaltlich stimmt.
- 3Kundendaten hinterlegen
Beim Kunden gilt dasselbe: Anschrift und E-Mail-Adresse. Bei Unternehmen kommt die USt-IdNr. hinzu, bei Behörden die Leitweg-ID.
- 4Rechnung schreiben und die Käuferreferenz setzen
Positionen, Mengen, Preise und Steuersatz wie gewohnt. Für Behördenrechnungen tragen Sie die Leitweg-ID in das Feld Käuferreferenz ein – nicht in das allgemeine Referenzfeld.
- 5XRechnung herunterladen
Auf der Rechnung finden Sie neben dem PDF-Download die Schaltfläche für den XRechnung-Export. Das Ergebnis ist eine
.xml-Datei mit der Rechnungsnummer im Dateinamen. - 6Vor der ersten Einreichung einmal gegenprüfen lassen
Schicken Sie die erste erzeugte Datei durch einen kostenlosen Prüfdienst, bevor sie an ein Portal geht. Fehlende Stammdaten fallen so einmalig auf, statt bei jeder Rechnung eine Ablehnung auszulösen. Danach ist der Ablauf reine Routine.
Steuernummer oder USt-IdNr.?
Die Norm unterscheidet zwischen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der nationalen Steuernummer – sie werden in unterschiedlichen Feldern geführt. InkVoice erkennt am Format, welche der beiden Sie hinterlegt haben: Beginnt die Nummer mit einem Ländercode wie DE, wird sie als USt-IdNr. eingetragen, sonst als Steuernummer.
Sie müssen also nichts umstellen – nur darauf achten, die Nummer vollständig und ohne Leerzeichen einzutragen.
Häufige Ablehnungsgründe
- Leitweg-ID fehlt oder steht im falschen Feld. Der mit Abstand häufigste Grund bei Behördenrechnungen.
- Elektronische Adresse fehlt. Meist bei Ihnen selbst oder beim Kunden keine E-Mail hinterlegt.
- Unvollständige Anschrift. Postleitzahl, Ort und Land werden alle drei erwartet.
- Gemischte Steuersätze. 7 % und 19 % in einer Rechnung bildet der Export derzeit nicht korrekt ab – bitte trennen.
- Eine CII-XML-Datei pro Rechnung, konform zu XRechnung 3.0 nach EN 16931
- Käuferreferenz, Anschriften, elektronische Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr. und SEPA-Zahlungsdaten
- Berücksichtigt bereits erfasste Teilzahlungen im offenen Betrag
- Bei 0 % die Steuerkategorie „steuerbefreit“ samt Begründung, sobald der Befreiungsgrund im Arbeitsbereich hinterlegt ist
- Verfügbar in jedem Tarif, auch im kostenlosen
- Kein Versand an ein Portal oder Netzwerk – Sie laden die Datei herunter und reichen sie selbst ein
- Keine hybride PDF mit eingebetteter XML
- Keine eigene Prüfung der erzeugten Datei
- Ein Steuersatz pro Rechnung
Zur Steuerkategorie: Ohne hinterlegten Befreiungsgrund gilt eine Rechnung mit 0 % als „Nullsatz“ – für echte nullbesteuerte Umsätze ist das richtig. Kleinunternehmer nach § 19 UStG tragen ihren Befreiungssatz einmal unter Einstellungen → Arbeitsbereich ein; danach wird jede Rechnung mit 0 % als „steuerbefreit“ samt Begründung exportiert. Details dazu stehen unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Häufige Fragen
Auf der geöffneten Rechnung, neben dem PDF-Download. Sie erscheint nur, wenn die Rechnungssprache des Arbeitsbereichs auf Deutsch steht.
Ja. Der Export ist an keinen Tarif gebunden. Im kostenlosen Tarif gelten lediglich die allgemeinen Grenzen von 5 Kunden und 10 Rechnungen pro Monat.
Nein. Sie laden die Datei herunter und reichen sie über das Rechnungseingangsportal Ihres Auftraggebers ein oder senden sie an dessen Rechnungsadresse.
Die können Sie weiterhin erzeugen – als Beilage für den Menschen oder für Ihre eigene Ablage. Maßgeblich für den Empfänger ist die XML-Datei.
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