Die XRechnung ist kein PDF mit anderem Namen. Sie ist eine strukturierte XML-Datei, die eine Software lesen kann, ohne sie zu interpretieren – und genau das ist der Grund, warum Behörden und zunehmend auch Unternehmen sie verlangen. Dieser Leitfaden erklärt, was dahintersteckt, wen die Regeln ab wann betreffen und wie Sie als Freelancer oder kleines Unternehmen praktisch eine XRechnung erzeugen.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Technisch ist sie eine CIUS – eine landesspezifische Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. Die Norm legt fest, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie heißen; die XRechnung schränkt das für den deutschen Markt weiter ein und ergänzt eigene Regeln.
Eine XRechnung besteht ausschließlich aus Daten. Es gibt kein Layout, keine Schriftart und kein Logo. Wenn ein Mensch sie lesen soll, wird sie von einer Software visualisiert – die Datei selbst sieht aus wie eine lange Liste aus Feldern und Werten.
Für die Datenstruktur erlaubt der Standard zwei Syntaxen: CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) und UBL. Beide sind gültige XRechnungen, beide enthalten dieselben Informationen – sie schreiben sie nur unterschiedlich auf. Empfänger und Portale müssen laut Standard beide annehmen. InkVoice erzeugt CII.
Wer muss ab wann was?
Hier entsteht die meiste Verwirrung, weil zwei völlig verschiedene Verpflichtungen oft in einen Satz gepackt werden: die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, und die Pflicht, sie zu stellen. Das sind unterschiedliche Termine.
| Ab | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen im B2B | Müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse reicht dafür grundsätzlich aus. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle | Übergangszeit: Papier und PDF bleiben im B2B zulässig, wenn der Empfänger einverstanden ist. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | Müssen im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle inländischen Unternehmen im B2B | Müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Sehr viele Anbieterseiten schreiben sinngemäß „E-Rechnung ist seit Januar 2025 Pflicht“. Das ist verkürzt und führt in die Irre. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, greift gestaffelt ab 2027 und 2028.
Mehr dazu im Detail: E-Rechnungspflicht – was ab 2025, 2027 und 2028 gilt.
Unabhängig davon gilt der öffentliche Sektor gesondert: Wer an Bundesbehörden fakturiert, stellt in der Regel schon seit 2020 XRechnungen – und braucht dafür eine Leitweg-ID.
PDF, E-Rechnung, XRechnung – der Unterschied
Eine PDF-Rechnung ist im Sinne der neuen Regeln keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer E-Mail. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung digital übertragen wird, sondern dass sie strukturiert ist: maschinell auslesbar, ohne dass eine Software Text aus einem Bild oder Layout rekonstruieren muss.
- PDF oder Papier – für Menschen gemacht. Zählt als „sonstige Rechnung“.
- E-Rechnung nach EN 16931 – strukturierte Daten, maschinell auslesbar.
- XRechnung – die deutsche Ausprägung dieser Norm, mit zusätzlichen Regeln.
Daneben gibt es hybride Formate, bei denen die Daten in einer PDF eingebettet sind. Worin sie sich von der XRechnung unterscheiden und wann welches Format verlangt wird, steht unter XRechnung und hybride Formate im Vergleich.
Die Leitweg-ID
Wenn Sie an eine Behörde fakturieren, braucht die Rechnung eine Leitweg-ID. Sie ist die Adresse innerhalb der Verwaltung: Sie sagt dem Rechnungseingangsportal, an welche Stelle die Rechnung intern weitergeleitet wird. Ohne korrekte Leitweg-ID wird eine sonst einwandfreie Rechnung zurückgewiesen.
Die ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber – sie steht meist in der Bestellung oder im Vertrag. Aufbau, Prüfziffer und was zu tun ist, wenn niemand sie Ihnen nennen kann: Leitweg-ID – Aufbau und Beschaffung.
XRechnung erstellen – der Ablauf
- 1Stammdaten vollständig hinterlegen
Die Norm verlangt Felder, die auf einer PDF-Rechnung optional wären: vollständige Anschrift, eine E-Mail-Adresse als elektronische Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung. Fehlt eines davon, ist die Datei unvollständig – auch wenn die Rechnung inhaltlich stimmt.
- 2Auftraggeberdaten erfassen
Der Empfänger braucht ebenfalls eine Anschrift und eine elektronische Adresse. Bei Behörden kommt die Leitweg-ID hinzu – tragen Sie sie in das dafür vorgesehene Feld ein, nicht in das freie Referenzfeld.
- 3Rechnung wie gewohnt schreiben
Positionen, Mengen, Preise, Steuersatz, Zahlungsziel. Inhaltlich ändert sich nichts gegenüber einer normalen Rechnung.
- 4XML exportieren
In InkVoice erscheint der XRechnung-Export auf der Rechnung, sobald die Sprache des Arbeitsbereichs auf Deutsch steht. Das Ergebnis ist eine
.xml-Datei – keine PDF. Die einzelnen Schritte samt Stammdaten stehen in der Schritt-für-Schritt-Anleitung. - 5Vor der ersten Einreichung einmal gegenprüfen
Lassen Sie die erste Datei durch einen kostenlosen Prüfdienst laufen, bevor Sie sie an ein Portal schicken. So finden Sie fehlende Stammdaten einmalig, statt bei jeder Rechnung eine Ablehnung zu riskieren.
- 6Einreichen
An Behörden über das jeweilige Rechnungseingangsportal, im B2B je nach Absprache per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden.
- Exportiert pro Rechnung eine XRechnung-3.0-konforme CII-XML-Datei nach EN 16931
- Übernimmt Leitweg-ID, Anschriften, elektronische Adressen, Steuernummer oder USt-IdNr. und SEPA-Zahlungsdaten
- Steht auf jedem Tarif zur Verfügung, auch im kostenlosen
- Versendet die Datei nicht selbst an ein Portal oder Netzwerk – Sie laden sie herunter und reichen sie ein
- Erzeugt keine hybriden PDF-Formate mit eingebettetem XML
- Führt keine eigene Prüfung der erzeugten Datei durch
- Unterstützt pro Rechnung genau einen Steuersatz – gemischte Sätze (7 % und 19 % in einer Rechnung) bildet der Export nicht korrekt ab
Was Sie mit der XML-Datei machen
Die exportierte Datei ist das fertige Dokument. Sie laden sie herunter und geben sie weiter – an das Rechnungseingangsportal Ihres öffentlichen Auftraggebers, an die Rechnungsadresse Ihres Kunden oder an Ihre Steuerberatung. Für Ihre eigenen Unterlagen können Sie zusätzlich die PDF aufbewahren; maßgeblich für den Empfänger ist die XML.
Wenn Sie sehen möchten, was in der Datei steht, brauchen Sie keine Spezialsoftware – ein Texteditor genügt, und für eine lesbare Ansicht gibt es kostenlose Visualisierer. Wie das praktisch geht, steht unter XRechnung öffnen und lesen.
Für eine einzelne Rechnung brauchen Sie keine Software. Mit dem kostenlosen XRechnung-Generator füllen Sie ein Formular aus und laden die fertige XML-Datei herunter – ohne Konto und ohne Installation.
Häufige Fragen
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen wie alle anderen Unternehmen auch. Für das Ausstellen greifen die Fristen 2027 und 2028; Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht weitgehend ausgenommen, dürfen aber freiwillig E-Rechnungen stellen. Was dabei bei der Steuerkategorie zu beachten ist, steht unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Gegenüber dem Empfänger ja, sobald eine E-Rechnung verlangt wird. Sie können die PDF weiterhin für Ihre Ablage oder als menschenlesbare Beilage erzeugen.
Das Portal weist die Rechnung ab, meist mit einer technischen Fehlermeldung, die auf das fehlende Feld verweist. Häufigste Ursachen sind eine fehlende Leitweg-ID, eine fehlende elektronische Adresse und eine unvollständige Anschrift.
Ja. Die strukturierte Datei ist das Original und unterliegt den üblichen Aufbewahrungsfristen. Eine ausgedruckte oder visualisierte Fassung genügt dafür nicht.
Rechnung wie gewohnt schreiben, XML herunterladen. Im kostenlosen Tarif enthalten, ohne Kreditkarte.
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