Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Für die E-Rechnung ändert das weniger, als viele erwarten – und an einer Stelle mehr, als man auf den ersten Blick sieht.
Empfangen: ja. Ausstellen: meistens nein
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B – Kleinunternehmer eingeschlossen. Sie müssen also eine strukturierte Rechnung entgegennehmen und aufbewahren können. Praktisch genügt dafür zunächst eine E-Mail-Adresse.
Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer weitgehend ausgenommen. Die Staffelung ab 2027 und 2028 zielt auf umsatzsteuerpflichtige Unternehmen; die Einzelheiten stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht und ihren Fristen.
Sie dürfen freiwillig E-Rechnungen stellen – und ab 2027 kann das der einfachere Weg sein: Wenn Ihre Auftraggeber ohnehin auf strukturierte Rechnungen eingerichtet sind, ist eine XRechnung für sie oft weniger Aufwand als eine PDF, die jemand abtippen muss.
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Eine Kleinunternehmerrechnung muss den Grund nennen, aus dem keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird – üblicherweise ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Auf einer PDF steht dieser Satz einfach im Text.
In einer strukturierten Rechnung ist er kein Fließtext, sondern gehört in zwei eigene Felder: eine Steuerkategorie und einen Befreiungsgrund. Die Norm unterscheidet dabei zwei Fälle, die sich auf einer PDF gleich anfühlen, in den Daten aber verschieden sind.
| Kategorie | Bedeutung | Typischer Fall |
|---|---|---|
Z | Nullsatz – der Umsatz ist steuerbar, der Satz beträgt 0 %. | Bestimmte nullbesteuerte Leistungen. |
E | Steuerbefreit – mit Angabe des Befreiungsgrunds. | Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. |
Tragen Sie unter Einstellungen → Arbeitsbereich im Feld Grund der Steuerbefreiung Ihren Befreiungssatz ein – üblicherweise „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Das ist eine Angabe zu Ihnen als Rechnungssteller, nicht zur einzelnen Rechnung: Sie hinterlegen sie einmal, und sie gilt für alles, was Sie danach ausstellen.
Ist das Feld gefüllt, exportiert InkVoice jede Rechnung mit 0 % als Kategorie E und schreibt Ihren Satz als Befreiungsgrund in die Datei – genau die Kombination, die ein Prüfdienst erwartet. Rechnungen mit einem Steuersatz über 0 % bleiben unverändert bei S, auch wenn das Feld gefüllt ist.
Bleibt das Feld leer, ändert sich nichts: 0 % wird weiterhin als Z übermittelt, was für echte Nullsatz-Umsätze richtig ist. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte den Satz also tatsächlich eintragen – sonst fehlt er in der Datei.
Wenn Sie das einmalig brauchen: Im kostenlosen XRechnung-Generator wählen Sie die Steuerkategorie E und tragen den Grund ein – das Formular verlangt ihn, weil die Datei ohne ihn abgelehnt wird.
Was Sie jetzt sinnvollerweise tun
- Empfang sicherstellen. Eine Adresse, die Sie regelmäßig lesen, und ein Ablageort für die XML-Dateien. Die strukturierte Datei ist das aufbewahrungspflichtige Original – ein Ausdruck genügt nicht.
- Stammdaten vervollständigen. Vollständige Anschrift, E-Mail-Adresse und Steuernummer. Das brauchen Sie ohnehin, sobald Sie einmal eine E-Rechnung stellen wollen.
- Bei Behördenaufträgen früher hinsehen. Der öffentliche Sektor verlangt XRechnungen unabhängig von den B2B-Fristen. Dort brauchen Sie zusätzlich eine Leitweg-ID.
Häufige Fragen
Nach derzeitigem Stand sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt dagegen bereits. Da Detailfragen hier je nach Umsatzstruktur abweichen können, ist das eine gute Frage für Ihre Steuerberatung.
Ja, solange Sie nicht zur Ausstellung verpflichtet sind und Ihr Kunde einverstanden ist. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten eigene Regeln.
Ja. Die Norm kennt beide: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die nationale Steuernummer. InkVoice erkennt am Format, um welche der beiden es sich handelt, und trägt sie entsprechend ein.
InkVoice kommt mit 0 % Steuersatz und dem Hinweis auf § 19 UStG zurecht. Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte.
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