Die Leitweg-ID ist der häufigste Grund, aus dem eine sonst korrekte XRechnung von einem Rechnungseingangsportal abgewiesen wird. Sie ist keine Kundennummer und keine Bestellnummer, sondern eine Adresse innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Wofür die Leitweg-ID da ist
Behörden nehmen Rechnungen zentral entgegen, verarbeiten sie aber dezentral. Das Portal muss also wissen, an welche Stelle im Haus eine eingehende Rechnung weitergereicht wird. Genau diese Weiterleitung kodiert die Leitweg-ID – daher der Name.
In den Daten der Rechnung belegt sie das Feld Käuferreferenz (in der Norm BT-10). Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist dieses Feld verpflichtend.
Aufbau
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche – zum Beispiel 991-12345678-30.
| Teil | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Grobadressierung | 991 | Bund, Land oder Kommune – legt den Zuständigkeitsbereich fest. |
| Feinadressierung | 12345678 | Die konkrete Stelle innerhalb dieses Bereichs. Optional, aber meist vorhanden. |
| Prüfziffer | 30 | Zwei Ziffern, nach ISO 7064 (MOD 97-10) aus den vorherigen Teilen berechnet – dasselbe Verfahren wie bei der IBAN. |
Leitweg-ID prüfen
Aufbau und Prüfziffer werden direkt in Ihrem Browser berechnet. Die Eingabe verlässt Ihr Gerät nicht.
Die Prüfziffer ist der Grund, warum sich eine Leitweg-ID nicht erraten lässt: Ein Tippfehler in der Feinadressierung führt fast immer zu einer rechnerisch unmöglichen ID, die das Portal sofort zurückweist. Das ist Absicht – so fällt ein Zahlendreher auf, bevor die Rechnung im falschen Amt landet.
Woher Sie die ID bekommen
- Aus der Beauftragung. Bestellung, Auftrag oder Vertrag enthalten die Leitweg-ID in aller Regel bereits – oft im Kleingedruckten neben der Rechnungsanschrift.
- Beim Ansprechpartner nachfragen. Die Person, die Sie beauftragt hat, kann sie im Zweifel im eigenen System nachsehen. Fragen Sie ausdrücklich nach der „Leitweg-ID“ – nicht nach der Kunden- oder Bestellnummer, das sind andere Angaben.
- Beim Rechnungseingangsportal erfragen. Bund und Länder betreiben eigene Portale mit Kontaktmöglichkeit für Rechnungssteller.
Manche kleineren kommunalen Stellen arbeiten noch ohne eigene Leitweg-ID. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen und klären Sie im selben Zug, auf welchem Weg die Rechnung stattdessen eingereicht werden soll. Eine erfundene oder geratene ID ist keine Lösung – sie scheitert an der Prüfziffer.
Für eine einzelne Rechnung genügt der kostenlose XRechnung-Generator: Dort tragen Sie die Leitweg-ID in das dafür vorgesehene Feld ein und laden die fertige Datei herunter.
Die Leitweg-ID in InkVoice eintragen
Auf der Rechnung gibt es dafür ein eigenes Feld – Käuferreferenz. Tragen Sie die Leitweg-ID dort ein, und zwar nur dort.
InkVoice hat zusätzlich ein allgemeines Feld „Referenz“ für Ihre eigenen Zwecke, etwa eine Bestellnummer. Ist die Käuferreferenz leer, wandert ersatzweise der Inhalt dieses Feldes in BT-10 – und dann steht dort Ihre Bestellnummer statt der Leitweg-ID.
Für Rechnungen an Behörden gilt deshalb: Leitweg-ID immer in die Käuferreferenz eintragen, auch wenn im Referenzfeld bereits etwas steht.
Häufige Fragen
Nein. Die Leitweg-ID adressiert Stellen der öffentlichen Verwaltung. Bei Rechnungen an Unternehmen bleibt das Feld Käuferreferenz frei oder nimmt eine vom Kunden gewünschte Referenz auf.
Meist ja, solange dieselbe Stelle bestellt. Große Behörden haben aber pro Abteilung eigene IDs – bei einem neuen Auftrag aus einem anderen Bereich lohnt sich die Rückfrage.
Dann liegt es meist an einer anderen Pflichtangabe. Häufig fehlt die elektronische Adresse einer der beiden Parteien oder die Anschrift ist unvollständig. Die Fehlermeldung des Portals nennt in der Regel das betroffene Feld.
Käuferreferenz eintragen, XRechnung-XML herunterladen, einreichen. Im kostenlosen Tarif enthalten.
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