Zur E-Rechnungspflicht kursiert eine verkürzte Aussage, die man auf sehr vielen Anbieterseiten findet: E-Rechnung sei seit Januar 2025 Pflicht. Das stimmt so nicht, und der Unterschied ist für Ihre Planung erheblich.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen Sie sie erst ab 2027 beziehungsweise 2028 – je nach Umsatz.
Zwei Pflichten, zwei Termine
Die Regelungen des Wachstumschancengesetzes trennen sauber zwischen dem Empfang und dem Versand. Der Empfang wurde zuerst verpflichtend, damit überhaupt jemand die Rechnungen annehmen kann, die später verpflichtend versendet werden.
| Zeitpunkt | Betroffene | Verpflichtung |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen im inländischen B2B | E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle | Übergangszeit: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz im Vorjahr | E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen inländischen Unternehmen im B2B | E-Rechnungen ausstellen. |
Was „empfangen können“ praktisch heißt
Es heißt nicht, dass Sie Software anschaffen müssen. Es heißt, dass ein Geschäftspartner Ihnen eine strukturierte Rechnung zustellen kann und Sie diese entgegennehmen. In der Praxis reicht dafür zunächst eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig lesen.
Sinnvoll ist trotzdem, sich eine Datei einmal anzusehen, bevor die erste echte eintrifft – schon um zu wissen, wie man sie öffnet und archiviert. Die strukturierte Datei ist das aufbewahrungspflichtige Original, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck.
Wer nicht betroffen ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung weitgehend ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen dennoch.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die Regelung.
- Grenzüberschreitende Umsätze sind von der inländischen Pflicht nicht erfasst; dort gelten die Regeln des jeweiligen Landes.
Auch wer nicht verpflichtet ist, darf E-Rechnungen stellen. Für Kleinunternehmer, die überwiegend an größere Unternehmen fakturieren, kann das ab 2027 praktischer sein als der Sonderweg – schlicht weil die Gegenseite dann ohnehin auf strukturierte Rechnungen eingerichtet ist.
Der öffentliche Sektor läuft separat
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten die neuen B2B-Fristen nicht – dort ist die XRechnung auf Bundesebene bereits seit 2020 der Regelfall, mit eigenen Landesregelungen darunter. Wer an Behörden fakturiert, braucht zusätzlich eine Leitweg-ID.
Häufige Fragen
Nein, sofern Ihr Kunde einer PDF- oder Papierrechnung zustimmt. Die Übergangsregelung läuft bis Ende 2026. Ab 2027 kommt es auf Ihren Vorjahresumsatz an.
Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Liegt er darunter, greift die Ausstellungspflicht erst zum 1. Januar 2028.
Nein. Maßgeblich ist nicht der Übertragungsweg, sondern das Format: Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinell auslesbar. Eine PDF gilt als sonstige Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.
Eine Rechnung im falschen Format kann vom Empfänger zurückgewiesen werden, und im Zweifel wird der Vorsteuerabzug beim Kunden zum Streitpunkt. Praktisch führt das vor allem zu Verzögerungen bei der Bezahlung. Klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Steuerberatung.
Rechnungen wie gewohnt schreiben und bei Bedarf als XRechnung-XML exportieren – im kostenlosen Tarif enthalten.
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