Ihr Auftraggeber verlangt eine E-Rechnung, und Sie haben keine Software dafür? Dieses Formular erzeugt aus Ihren Angaben eine XRechnung als .xml-Datei nach EN 16931 in der Syntax CII, ausgerichtet am Profil XRechnung 3.0.
Die Daten werden ausschließlich zum Erzeugen der Datei verarbeitet und danach verworfen. Es gibt kein Konto, keine Datenbank und keinen Datensatz, der von diesem Formular zurückbleibt.
Ihre Rechnungsdaten
Pflichtfelder sind mit * markiert. Beträge in Euro, mit Komma oder Punkt.
Was Sie bereithalten sollten
- Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres eigenen Betriebs
- Name, Anschrift und eine E-Mail-Adresse des Empfängers
- Bei öffentlichen Auftraggebern: die Leitweg-ID, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen – nicht Ihre eigene Rechnungsnummer
- Ihre Bankverbindung, damit der Empfänger die Zahlung zuordnen kann
Woran eine XRechnung am häufigsten scheitert
Drei Fehler machen den Großteil der Ablehnungen aus. Das Formular oben lässt sie gar nicht erst zu – das ist der eigentliche Unterschied zu einer selbst gebauten XML-Datei.
| Fehler | Was passiert | Wie das Formular damit umgeht |
|---|---|---|
| Steuerkategorie S mit 0 % | Die Regeln zur Standardbesteuerung verlangen einen Satz über 0 %. Die Datei wird abgelehnt. | Bei 0 % stehen nur die Kategorien Z, E und AE zur Auswahl. |
| Kein Grund bei Steuerbefreiung | Die Kategorien E und AE brauchen eine Begründung im Feld BT-120. | Der Grund ist Pflichtfeld, sobald Sie E oder AE wählen. |
| Fehlende elektronische Adresse | XRechnung verlangt für beide Seiten eine elektronische Adresse (BT-34 und BT-49). | Beide E-Mail-Felder sind Pflicht. |
Was das Werkzeug leistet – und was nicht
- Erzeugt eine XML-Datei nach EN 16931 in der Syntax CII, ausgerichtet am Profil XRechnung 3.0
- Achtet auf die Regeln zu Steuerkategorien, Steuersätzen und elektronischen Adressen
- Rechnet Positionen, Steuerbetrag und Gesamtsumme aus den eingegebenen Werten
- Läuft ohne Konto und ohne Installation im Browser
- Ersetzt keine Prüfung mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT
- Versendet nichts – die Datei geht an Sie, nicht an Ihren Auftraggeber
- Speichert nichts und legt kein Archiv für Sie an
- Kennt keine Rabatte, Anzahlungen oder abweichenden Lieferanschriften – und erzeugt kein PDF
Der letzte Punkt ist der wichtigste: Eine Datei kann alle hier abgebildeten Regeln einhalten und trotzdem beim Empfänger auf ein zusätzliches Prüfprofil treffen. Wenn Sie an eine Behörde fakturieren, die eine Bestätigung verlangt, prüfen Sie die Datei zusätzlich mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT.
Häufige Fragen
Nichts. Es gibt keine Anmeldung, kein Zeitlimit und keine Begrenzung auf eine bestimmte Zahl von Rechnungen.
Sie werden zum Erzeugen der Datei verarbeitet und danach verworfen. Sie werden nicht gespeichert, nicht ausgewertet und nicht weitergegeben.
Technisch ja. Sinnvoll ist es selten: Privatkunden können mit einer XML-Datei nichts anfangen. Die XRechnung ist für Auftraggeber gedacht, deren Systeme sie einlesen.
In aller Regel E mit einem Hinweis auf § 19 UStG als Grund, nicht Z. Warum das ein Unterschied ist, steht in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Mit dem XRechnung-Betrachter – er stellt die XML-Datei als gewohnte Rechnung dar, ebenfalls ohne Upload.
Von Ihrem Auftraggeber. Sie ist die Adresse der empfangenden Stelle und steht meist in der Bestellung oder im Vertrag. Näheres unter Leitweg-ID.
Dann lohnt sich das Formular nicht jedes Mal. InkVoice speichert Kunden, Positionen und Ihre eigenen Angaben und erzeugt dieselbe XRechnung aus einer gespeicherten Rechnung – kostenlos mit 5 Kunden und 10 Rechnungen pro Monat, ohne Kreditkarte.
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