Sie bekommen eine Rechnung als .xml-Datei, öffnen sie – und sehen spitze Klammern statt einer Rechnung. Das ist normal. Eine XRechnung ist für Software geschrieben, nicht für Augen. Lesbar bekommen Sie sie trotzdem, und zwar ohne etwas zu kaufen.
Der schnellste Weg: der Browser
Ziehen Sie die Datei in ein leeres Browserfenster. Firefox, Chrome und Edge stellen XML strukturiert dar – eingerückt und aufklappbar. Schön ist das nicht, aber Sie finden damit in Sekunden Rechnungsnummer, Beträge und Bankverbindung.
Ein Texteditor tut es genauso. Nur die Textverarbeitung sollten Sie meiden: Sie bietet an, die Datei zu konvertieren, und genau das wollen Sie nicht.
Lesbar wie eine Rechnung: Visualisierer
Ein Visualisierer verwandelt die Datenfelder in eine Ansicht, die aussieht wie eine gewohnte Rechnung. Es gibt kostenlose Werkzeuge dafür – teils als Webdienst, teils als Programm zum Installieren.
Eine Rechnung enthält Namen, Anschriften, Beträge und Bankverbindungen. Bevor Sie eine fremde Rechnung auf eine beliebige Website hochladen, prüfen Sie, wer den Dienst betreibt und was mit der Datei passiert. Für regelmäßigen Gebrauch ist ein lokal installiertes Programm die ruhigere Wahl.
Unser XRechnung-Betrachter liest die Datei im Browser, ohne sie hochzuladen – die Rechnung verlässt Ihr Gerät also nicht.
Wenn Sie ohnehin ein Buchhaltungsprogramm nutzen: Die meisten können XRechnungen inzwischen importieren und zeigen sie dann in ihrer eigenen Oberfläche an. Das ist der bequemste Weg, weil die Rechnung gleich dort landet, wo sie hingehört.
Was in der Datei steht
Wenn Sie doch einmal direkt hineinschauen, helfen ein paar Orientierungspunkte. Die Feldnamen sind englisch und wiederholen sich in jeder XRechnung:
| Element | Inhalt |
|---|---|
ExchangedDocument > ID | Die Rechnungsnummer |
SellerTradeParty | Rechnungssteller mit Anschrift und Steuernummer |
BuyerTradeParty | Empfänger |
BuyerReference | Die Leitweg-ID bei Behördenrechnungen |
IncludedSupplyChainTradeLineItem | Je eine Rechnungsposition |
GrandTotalAmount | Bruttobetrag |
DuePayableAmount | Offener Betrag – nach Abzug bereits geleisteter Zahlungen |
Beträge in der XML zu korrigieren, wirkt harmlos, macht das Dokument aber rechnerisch widersprüchlich – Summen und Steuerbeträge müssen zueinander passen. Eine falsche Rechnung wird storniert und neu gestellt, nicht nachbearbeitet.
Richtig aufbewahren
Die XML-Datei ist das Original und unterliegt den üblichen Aufbewahrungsfristen. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto der visualisierten Ansicht genügt dafür nicht. Legen Sie die Datei so ab, wie Sie sie bekommen haben – unverändert, mit einem Dateinamen, unter dem Sie sie wiederfinden.
Häufige Fragen
Wahrscheinlich nicht. Ohne Einrückung steht der gesamte Inhalt in einer einzigen Zeile – das ist zulässig und für Software kein Problem. Im Browser oder einem Editor mit XML-Ansicht wird sie sofort lesbar.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B E-Rechnungen entgegennehmen können. Details zu den Fristen stehen unter E-Rechnungspflicht.
Ja, viele Visualisierer bieten einen Export an. Für die Aufbewahrung bleibt aber die XML maßgeblich; die PDF ist eine Ansichtskopie.
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