XRechnung und ZUGFeRD werden oft als konkurrierende Standards beschrieben. Das trifft es nicht ganz: Beide setzen dieselbe europäische Norm um und unterscheiden sich vor allem darin, wie die Daten verpackt sind – und für wen die Rechnung zusätzlich lesbar sein soll.
Die gemeinsame Grundlage
Beide Formate beruhen auf EN 16931, der europäischen Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie die Felder heißen. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege, dieselbe Norm praktisch anzuwenden.
Der eigentliche Unterschied
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Datei | Eine XML-Datei | Eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur über einen Visualisierer | Ja – die PDF sieht aus wie eine normale Rechnung |
| Für Software lesbar | Ja | Ja, über die eingebettete XML |
| Herkunft | Deutscher Standard (KoSIT) | Deutsch-französische Initiative; Factur-X ist die französische Bezeichnung |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden | B2B, wo der Empfänger die Rechnung auch ansehen will |
Kurz: ZUGFeRD ist ein Umschlag, in dem beides steckt – das Bild für den Menschen und die Daten für die Software. Die XRechnung enthält nur die Daten. Factur-X und ZUGFeRD bezeichnen technisch im Wesentlichen dasselbe Format unter zwei Namen.
Eine PDF mit eingebetteter XML ist nur dann eine E-Rechnung, wenn die Daten tatsächlich eingebettet sind. Eine gewöhnliche PDF, die aussieht wie eine Rechnung, bleibt eine „sonstige Rechnung“ – auch wenn sie hübsch gestaltet ist und per E-Mail kommt.
ZUGFeRD-Profile: nicht jedes zählt
ZUGFeRD ist kein einheitliches Format, sondern eine Familie von Profilen, die sich darin unterscheiden, wie viele Daten die eingebettete XML tatsächlich enthält. Das ist der Punkt, an dem die Formatfrage praktisch wird: „Wir schicken ZUGFeRD“ sagt für sich genommen noch nicht, ob die Rechnung den Anforderungen an eine E-Rechnung genügt.
Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nur Kopfdaten – keine Rechnungspositionen. Sie sind damit keine vollständige Rechnung nach EN 16931 und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts, auch wenn die umschließende PDF wie eine gewöhnliche Rechnung aussieht. Wer eine solche Datei erhält, hat keine E-Rechnung bekommen, sondern eine sonstige Rechnung mit Zusatzdaten.
Ab dem Profil BASIC aufwärts sind die Positionsdaten enthalten; diese Profile erfüllen die Norm. Wenn Ihr Auftraggeber ZUGFeRD verlangt, ist die Rückfrage nach dem Profil deshalb keine Förmlichkeit.
CII und UBL – noch eine Ebene tiefer
Innerhalb der Norm gibt es zwei erlaubte Syntaxen: CII und UBL. Sie sind zwei Schreibweisen für denselben Inhalt. Eine XRechnung darf in beiden vorliegen; ZUGFeRD verwendet CII. Für Sie als Rechnungssteller ist das meist unsichtbar – Empfänger und Portale müssen beide Syntaxen annehmen.
Welches Format brauchen Sie?
- Rechnung an eine Behörde: XRechnung. Das ist der Regelfall im öffentlichen Auftragswesen, zusammen mit einer Leitweg-ID.
- Rechnung an ein Unternehmen: Was Sie vereinbaren. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
- Der Kunde nennt kein Format: Fragen Sie nach. Große Empfänger haben fast immer eine Vorgabe, oft samt Eingangsadresse.
- XRechnung 3.0 als CII-XML nach EN 16931, pro Rechnung als Datei zum Herunterladen
- ZUGFeRD bzw. Factur-X im Profil EN 16931 (COMFORT): eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML – ein Dokument, das Mensch und Software lesen
- Zusätzlich die gewohnte PDF ohne eingebettete Daten, für Ablage oder Beilage
- Kein Versand über Peppol oder ein anderes Netzwerk – Sie laden die Datei herunter und verschicken sie selbst
- Ein Steuersatz je Rechnung: 19 % und 7 % gemischt in einem Dokument ist nicht abbildbar
Beide Formate stehen auf derselben Rechnung zur Auswahl. Verlangt Ihr Auftraggeber ZUGFeRD, laden Sie die Hybrid-PDF herunter; verlangt er eine XRechnung – der Normalfall im öffentlichen Sektor – nehmen Sie die XML-Datei. Die Angaben dahinter sind dieselben, nur anders verpackt.
Häufige Fragen
In der Regel nicht ohne Absprache. Die meisten Rechnungseingangsportale des Bundes und der Länder erwarten eine XRechnung. Einzelne Empfänger akzeptieren andere Formate – das steht dann in den Vergabeunterlagen.
Nicht besser, nur bequemer für Empfänger ohne Visualisierer. Für die maschinelle Verarbeitung ist die reine XML eher einfacher, weil nichts aus einer PDF extrahiert werden muss.
Mit einem kostenlosen Visualisierer oder einem Texteditor. Wie das geht, steht unter XRechnung öffnen und lesen.
Ein Klick auf der Rechnung: XML-Datei oder Hybrid-PDF. In jedem Tarif enthalten.
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