Sie haben eine Rechnung als .xml-Datei bekommen und sehen spitze Klammern statt einer Rechnung. Ziehen Sie die Datei hier hinein: Sie bekommen Beträge, Anschriften und Bankverbindung als gewohnte Rechnungsansicht – und dazu Hinweise auf Punkte, an denen E-Rechnungen häufig scheitern.
Das Einlesen passiert vollständig im Browser. Es gibt keinen Upload und keinen Server, der die Datei zu sehen bekäme. Das ist bewusst so: Eine Rechnung enthält Namen, Anschriften, Beträge und Bankverbindungen – oft die eines Dritten.
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Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen. Sie wird nicht hochgeladen, nicht gespeichert und verlässt Ihr Gerät nicht.
XML-Datei hierher ziehen
Welche Dateien funktionieren
XRechnung erlaubt zwei Syntaxen für dieselben Daten: CII (UN/CEFACT) und UBL (OASIS). Welche bei Ihnen ankommt, entscheidet der Absender – dieses Werkzeug liest beide und zeigt oben an, welche es erkannt hat.
Ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten (ZUGFeRD) ist kein XML und lässt sich hier nicht öffnen – dafür genügt ohnehin jeder PDF-Betrachter. Gebraucht wird die reine .xml-Datei.
Worauf die Hinweise schauen
Unter der Rechnungsansicht steht eine Liste mit Auffälligkeiten. Sie deckt die Punkte ab, an denen es in der Praxis am häufigsten hakt:
| Hinweis | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Käuferreferenz (BT-10) fehlt oder die Prüfziffer passt nicht | Bei öffentlichen Auftraggebern steht dort die Leitweg-ID. Ohne sie weist das Rechnungseingangsportal die Rechnung in aller Regel zurück. |
| Elektronische Adresse fehlt (BT-34, BT-49) | XRechnung verlangt sie für beide Seiten. Fehlt sie, scheitert die Rechnung an einer formalen Regel, nicht am Inhalt. |
| Steuerkategorie S mit 0 % | Die Standardbesteuerung verlangt einen Satz über 0 %. Für 0 % sind Z, E oder AE vorgesehen. |
| Kategorie E oder AE ohne Begründung | Steuerbefreite Umsätze und Reverse Charge brauchen einen Grund im Feld BT-120. |
| Beträge gehen nicht auf | Positionssumme, Netto, Steuer, Brutto und Zahlbetrag müssen zueinander passen. Ein Cent Abweichung genügt für eine Ablehnung. |
Was das Werkzeug leistet – und was nicht
- Stellt eine E-Rechnung in den Syntaxen CII und UBL lesbar dar
- Zeigt Beteiligte, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen und Bankverbindung
- Weist auf die oben genannten typischen Probleme hin
- Arbeitet ausschließlich im Browser, ohne Upload und ohne Konto
- Ersetzt keine Prüfung mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT
- Kennt keine hausinternen Zusatzregeln einzelner Rechnungseingangsportale
- Speichert und archiviert nichts – die Aufbewahrung bleibt Ihre Aufgabe
- Ändert nichts an der Datei und schickt sie nicht weiter
Der Unterschied ist wichtig: Eine Datei ohne Hinweise ist nicht damit schon überall akzeptiert. Umgekehrt ist ein Hinweis hier ein sehr guter Grund, beim Absender nachzufragen, bevor Sie die Rechnung buchen oder bezahlen.
Häufige Fragen
Nein. Die Datei wird im Browser gelesen; es gibt keinen Upload. Sie können die Seite laden, danach die Verbindung trennen und das Werkzeug funktioniert weiter.
Ja, und genau dafür ist es gedacht: Meistens öffnet man eine XRechnung, die man bekommen hat. Weil die Datei Ihr Gerät nicht verlässt, geben Sie dabei keine fremden Daten aus der Hand.
Fragen Sie beim Absender nach. Die meisten Hinweise betreffen Angaben, die nur der Rechnungssteller korrigieren kann – Sie als Empfänger können die Datei nicht ändern, ohne dass sie ihre Aussagekraft verliert.
Dafür gibt es das Gegenstück: den kostenlosen XRechnung-Generator.
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